Компания "Баланс-Сервис" успешно завершила проект комплексной автоматизации сетевого нефтетрейдера ЗАО "АСПЭК" на базе "1С:Управление производственным предприятием 8". В единой информационной системе работают центральный офис и восемь региональных предприятий холдинга. Руководство ЗАО "АСПЭК" получило единую систему учета, позволяющую в сложной экономической ситуации оперативно управлять региональными предприятиями, управлять дебиторской задолженностью, сокращать затраты компании и повышать производительность труда. В ходе проекта автоматизировано 77 рабочих мест.

Для обеспечения полноценного управления всеми бизнес-процессами холдинга ЗАО "АСПЭК" требовалась комплексная, современная система автоматизации учета, позволяющая унифицировать бухгалтерский, налоговый, управленческий учет центрального офиса и региональных предприятий в едином информационном пространстве. Необходимо было обеспечить оперативное управление региональными предприятиями, получение консолидированной отчетности, оценки эффективности работы как холдинга в целом, так и каждого предприятия в отдельности.

В результате детального анализа в качестве базы для реализации проекта был выбран программный продукт "1С:Управление производственным предприятием 8", позволяющий организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Большую часть потребностей ЗАО "АСПЭК" можно было решить типовыми возможностями данного продукта, а масштабируемость и гибкость платформы "1С:Предприятие 8" позволяли адаптировать типовую конфигурацию под отраслевую специфику предприятия - учет нефтетрейдерских сделок. При принятии решения о выборе продукта руководство ЗАО "АСПЭК" учитывало также, что "1С:Управление производственным предприятием 8" помимо автоматизации учета хозяйственных операций, дает возможность осуществлять планирование продаж и закупок, выполнять формирование бюджетов и контроль их выполнения, производить анализ деятельности предприятия по различным показателям.

Подрядчиком выполнения проекта была выбрана компания "Баланс-Сервис", обладающая многолетним опытом выполнения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовавшая себя в области внедрения решений на платформе "1С:Предприятие 8".

Первым этапом проекта было предпроектное обследование, результатами которого стали: описание концепции будущей системы и техническое задание, в котором были зафиксированы функциональность системы, бюджет и сроки проекта. Само внедрение было разбито на пять этапов, соответствующих задачам автоматизации: учет нефтетрейдерских сделок, бухгалтерский и налоговый учет, учет региональных продаж, бюджетирование, тиражирование системы на 8-ми региональных предприятиях. Поэтапное внедрение позволило в значительной степени снизить риски проекта, заранее спланировать бюджет и сроки, быстро получить ощутимые результаты.

Проект автоматизации объединил в единое информационное пространство головное предприятие ЗАО "АСПЭК" и восемь региональных предприятий: ООО "АСПЭК-Волгоград", ООО "АСПЭК-Казань", ООО "АСПЭК-Самара", ООО "АСПЭК-СевероЗападНефтеПродукт", ООО "АСПЭК-Смоленск", ООО "АСПЭК-Тверь", ООО "АСПЭК-Уфа", ООО "АСПЭК-Челябинск". В общей сложности было автоматизировано 77 рабочих мест.

В промышленную эксплуатацию запущены следующие подсистемы:

* управление заказами покупателей,

* управление закупками,

* управление запасами,

* управление продажами,

* управление цепочками поставок,

* бухгалтерский учет,

* налоговый учет,

* расчет зарплаты,

* управление персоналом,

* управление денежными средствами,

* бюджетирование,

* планирование продаж,

* планирование закупок.

В типовой функционал "1С:Управление производственным предприятием 8" добавлены новые возможности, которые расширили область применения программного продукта и позволили максимально приблизить порядок работы с программой к специфике бизнес-процессов нефтетрейдера. Система обеспечивает учет движения и возвратов вагоно-цистерн, расчет процентов и ведение учета взаиморасчетов по кредитам и займам, раздельный учет и контроль выполнения сделок по закупкам и реализации нефтепродуктов, учет путевых листов, учет автотранспорта, шин, аккумуляторов, расчет показателей по премированию сотрудников.

В результате внедрения:

* автоматизированы все процессы, связанные с закупкой, транспортировкой и реализацией нефтепродуктов, что позволило оценивать эффективность каждой сделки. Программа позволяет учитывать все затраты, связанные со сделками, включая транспортные затраты, затраты по хранению, затраты по возврату вагоно-цистерн, расходы на отвлечения денежных средств. Все эти затраты распределяются на соответствующую сделку, соответствующую отгрузку. Таким образом, можно получить оценку финансового результата конкретной сделки по всем интересующим руководство разрезам и при возможности сократить затраты на проведение следующих сделок, что позволяет оптимизировать бизнес-процесс и получать максимальную прибыль;

* автоматизирован полный цикл управления денежными средствами от плановых бюджетов движения денежных средств до фактического исполнения платежей в системе "Банк-Клиент";

* благодаря автоматизации учета путевых листов, автотранспорта, шин, аккумуляторов появилась возможность планировать и контролировать затраты на ГСМ, замену автозапчастей, шин, аккумуляторов;

* в несколько раз возросла скорость получения отчетов; во-первых, благодаря тому, что данные теперь находиться в одной базе, а во-вторых, благодаря универсальным механизмам схемы компоновки данных, позволяющими очень быстро получать различные варианты настроек любых отчетов;

* исключен двойной ввод информации; повысилась производительность труда; автоматизация позволила снизить трудозатраты на обработку первичных документов;

* реализована подсистема разграничения доступа к системе, позволяющая гибко настраивать параметры доступа пользователей к данным системы;

* в рамках работы с дебиторкой реализована подсистема расчета и подготовки претензий, благодаря чему возросла скорость подготовки претензионных документов;

* внедрена система мотивации менеджеров в соответствии с корпоративным положением о премировании;

* разработаны и внедрены единые стандарты ведения бухгалтерского и налогового учета (единая учетная политика, единый план счетов, единые аналитические справочники); централизованная система с единой нормативно-справочной базой для всех предприятий холдинга исключает дублирование информации, повышает ее достоверность;

* автоматизировано ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями Российского законодательства и корпоративной учетной политики; в том числе ведение учета в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль ПБУ 18/02";

* время подготовки регламентированной отчетности уменьшилось в 2 раза;

* время подготовки консолидированной отчетности уменьшилось в 4 раза.

Новая система автоматизации позволяет предприятию:

* эффективно управлять дебиторской задолженностью, оперативно выявлять просроченную задолженность, контролировать каждого дебитора исходя из условий договорных отношений;

* планировать движение денежных средств, контролировать их использование;

* осуществлять контроль за расходами связанными с нефтетрейдерскими сделками: транспортные расходы, услуги по возврату вагоно-цистерн, услуги по хранению, отвлечение денежных средств;

* контроль за расходами предприятия позволяет выявлять статьи затрат за счет которых предприятие может экономить;

* применять систему оценки различных показателей (срок выполнения заказа, просроченная задолженность и др.), используемую для мотивации персонала, что в свою очередь позволяет повысить эффективность труда.